EXERCICE DE PROMOTION 2006

1. LES CARACTERISTIQUES DU SYSTÈME DE PROMOTION EN VIGUEUR DEPUIS 2003
2. PARTICULARITES DE L’EXERCICE DE PROMOTION 2006
3. CALENDRIER DE L’EXERCICE DE PROMOTION 2006

L’exercice de promotion 2006 sera le quatrième organisé selon les modalités décidées par la Commission en 2002. La présente information administrative rappelle les principes qui régissent ces modalités.

Une proposition pour de nouvelles dispositions générales d’exécution de l’article 45 du Statut (DGE) a été soumise à la Commission. Cette proposition fait encore à l’heure actuelle l’objet de consultations formelles. En attendant l’approbation définitive de ces DGE, l’exercice de promotion 2006 est lancé sur base des DGE adoptées le 23 décembre 2004.

1. LES CARACTERISTIQUES DU SYSTÈME DE PROMOTION EN VIGUEUR DEPUIS 2003
   
   L’actuel système de promotion a été appliqué pour la première fois en 2003. L’ensemble de l’exercice de promotion est désormais géré par le biais du module « Promotion » de Sysper 2. Chaque fonctionnaire a accès individuellement à son dossier promotion par le biais d’un mot de passe personnel et secret. Ce dossier comporte notamment des informations sur l’attribution des points de priorité reçus au titre de l’exercice ainsi que sur la situation personnelle quant aux points de priorité et aux points de mérite accumulés.
   
   1.1. Principes du système de promotion en vigueur depuis 2003
   
   – Les fonctionnaires accumulent, au fil des exercices de promotion, des points de mérite et des points de priorité. L’ensemble de ces points est versé dans un sac à dos.
   
   – A chaque exercice de promotion sont promus :
    
   • tous les fonctionnaires dont le sac à dos contient plus de points que le seuil de promotion⁽¹⁾ ;
      
   • les fonctionnaires dont le sac à dos contient un nombre de points égal au seuil de promotion, pour autant que les possibilités budgétaires le permettent. A cet effet, un mécanisme de départage des ex-aequo sur proposition des comités de promotion est prévu.

   – Le sac à dos des fonctionnaires promus est réduit du nombre de points correspondant au seuil de promotion.
   
   L’ensemble des principes qui régissent le nouveau système de promotion sont explicités de manière détaillée dans l’information administrative n° 34-2003 du 02 mai 2003.
   
   1.2. Comment sont accumulés les points de mérite et de priorité ?
   
   Chaque année, les fonctionnaires se voient attribuer des points de mérite et éventuellement des points de priorité.
   
   – Les points de mérite sont ceux qui résultent de la note figurant dans le rapport annuel d’évolution de carrière (REC). Cette note est comprise entre 0 et 20. Un fonctionnaire ayant obtenu une note de 12 dans le REC couvrant l’année 2005, se verra attribuer 12 points de mérite pour l’exercice de promotion 2006.
   
   Toutefois, cette règle générale peut souffrir d’exceptions par exemple lorsqu’un fonctionnaire dispose de plusieurs REC couvrant chacun une partie de l’année précédente, lorsqu’il a changé de catégorie ou qu’il n’a pas été en activité pendant la totalité de la période de référence. Dans ces cas de figure, les points de mérite sont calculés au prorata de la période prestée dans le grade.
   
   – Il y a plusieurs catégories de points de priorité :
    

   • Les points de priorité « direction générale » (PPDG) : ils sont attribués par les directeurs généraux, dans la limite du contingent disponible (voir point 1.3.), aux fonctionnaires jugés les plus méritants, selon les modalités suivantes :
     
     – les fonctionnaires ayant fait la preuve de leur mérite exceptionnel, peuvent recevoir de 6 à 10 points de priorité.
     
     – les autres fonctionnaires peuvent quant à eux bénéficier d’un maximum de 4 points.
     
     Les fonctionnaires dont le dernier REC comporte une appréciation faible ou insuffisant ne peuvent pas bénéficier de points de priorité.
     
     Les critères établis pour l’attribution de ces points doivent être portés à la connaissance du personnel de la direction générale concernée. Ils seront communiqués à la DG ADMIN qui en informera le comité du personnel.
     
     Les propositions d’attribution des points de priorité par les directeurs généraux (« les intentions formelles ») seront publiées par la DG ADMIN (voir point 3 du calendrier de l’exercice de promotion).
      
   • Les points de priorité « reconnaissant le travail accompli dans l’intérêt de l’institution » (PPII) : les comités de promotion peuvent proposer d’attribuer des points de priorité aux fonctionnaires ayant accompli des tâches dans l’intérêt de l’institution et qui ne figurent pas dans la liste de leurs activités normales. La liste des tâches concernées se trouve à l’annexe I des DGE de l’article 45 (adoptées par la Commission le 23 décembre 2004). 2 points au maximum par fonctionnaire peuvent être attribués à ce titre et par année.
     
     La DG ADMIN a demandé à l’Office européen de sélection du personnel et à chaque Président de comité paritaire, un relevé détaillé des fonctionnaires de la Commission ayant participé à leurs travaux.
     
     Les informations relatives à ces points de priorité seront portées à la connaissance du personnel, avant la réunion des comités de promotion (voir point 3 du calendrier de l’exercice de promotion). Les fonctionnaires pourront ainsi introduire un recours devant le comité compétent s’ils estiment que l’information publiée ne reflète pas les travaux dans l’intérêt de l’institution qu’ils ont accomplis en 2005.
      
   • Les points de priorité d’appel « comités de promotion » (PPACP): les comités de promotion peuvent proposer d’attribuer des points de priorité d’appel aux fonctionnaires qui ont contesté le nombre de points de priorité « direction générale » obtenus et qui ont introduit un recours devant le comité. Le comité doit considérer le recours justifié et motiver sa proposition. Il n’y pas de limite prévue quant au nombre de points d’appel qui peuvent être attribués.
      
   • Les points de priorité de transition « AIPN » (PPTA) : des points dits de transition seront attribués par l’autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) aux fonctionnaires dont l’ancienneté de grade au 1er janvier 2006 excède l’ancienneté moyenne de grade des fonctionnaires promus en 2005. Le nombre de ces points dépendra de la note de mérite obtenue par le fonctionnaire, au titre de l’année 2004. Il ne peut excéder 4 points et est calculé conformément au tableau figurant au point 2.3. des DGE de l’article 45
      
   • Les points de priorité de transition « comités de promotion » (PPTCP): les comités de promotion pourront proposer d’attribuer jusqu’à 3 points de priorité pour pallier d’éventuels problèmes de transition entre l’ancien et le nouveau système de promotion.

   1.3. Comment sont calculés les contingents de points de priorité « direction générale » ?
   
   Chaque direction générale ou service dispose, pour un grade donné, d’un contingent de points de priorité égal à 2,5 fois le nombre de fonctionnaires appartenant au grade en question (au 31 décembre 2005) et pour lesquels la direction générale a:
   – finalisé le ou les REC couvrant l’année 2005 ;
   – fixé des objectifs validés pour l’année 2006 ;
   – établi une carte de formation couvrant au moins l’année 2006.
   
   Le contingent de points de priorité est réduit si, pour le grade concerné, la moyenne des notes de mérite dépasse de plus d’un point la moyenne des notes de mérite attendue. Les directions générales peuvent toutefois demander des dérogations. Ces demandes de dérogations sont examinées par un groupe paritaire, présidé par le directeur général de la DG ADMIN et composé de 4 membres représentant l’administration et 4 membres désignés par le comité du personnel, représentant le personnel.
   
   Il est rappelé que, pour l’exercice d’évaluation et de promotion 2006, la moyenne attendue par grade des notes de mérite, visée à l’article 8 des dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut, a été fixée à 14,25.
   
   1.4. Comment sont établis les seuils de promotion?
   
   Le seuil de promotion n’est pas fixé a priori. Un seuil de promotion est constaté, au terme de l’exercice annuel de promotion, pour chaque grade concerné, par les comités de promotion et l’AIPN. Il est fonction des disponibilités budgétaires et du résultat de l’attribution des points par les directions générales.
   
   En pratique, un classement des fonctionnaires est établi, en fonction du nombre de points accumulés : le premier dans la liste est celui qui dispose du plus grand nombre de points. Si les disponibilités budgétaires permettent de promouvoir 100 fonctionnaires du grade X au grade Y, les 100 fonctionnaires dont le sac à dos contient le plus de points sont promus. Le seuil de promotion constaté est le nombre de points accumulés par le fonctionnaire ayant le 100ième rang dans cette liste.
   
   Compte tenu de ce mécanisme, il est impossible de déterminer au début de l’exercice, quel sera le seuil de promotion définitif pour un grade donné.
   
   Toutefois, la DG ADMIN réalise, en début d’exercice, sur la base de simulations statistiques, une estimation des seuils qui n’a, par définition, qu’une valeur indicative. Les seuils de promotion indicatifs pour 2006 figurent en annexe de cette information administrative.
   
   1.5. Qui est promu ?
   
   Les fonctionnaires disposant d’un total de points supérieur au seuil de promotion sont promus, pour autant qu’ils soient dans les conditions statutaires requises (minimum d’ancienneté dans le grade et en activité). Il existe toutefois une exception majeure à cette règle : les fonctionnaires qui ont une note inférieure à 10 dans leur dernier REC ne peuvent pas être promus, même s'ils ont accumulé un nombre de points supérieur au seuil de promotion.
   
   Par ailleurs, les fonctionnaires qui ont accumulé un nombre de points exactement identique au seuil de promotion peuvent éventuellement être promus. Si les possibilités budgétaires ne permettent pas de promouvoir tous les fonctionnaires ayant atteint ce seuil, le comité de promotion propose parmi ces ex aequo, ceux qui peuvent faire l’objet d’une promotion en recourant à des critères subsidiaires comme l’ancienneté dans le grade et des considérations liées à l’égalité des chances ou à la nature des fonctions exercées. Les fonctionnaires ayant un total de points identique (quelle que soit l’origine de ces points) sont en effet réputés avoir le même mérite.
   
   1.6. Quelles sont les voies de recours possibles ?
   
   Pour rappel, les dispositions générales d’exécution de l’article 43 du statut (évaluation du personnel) prévoient des voies de recours pour les fonctionnaires qui contestent le contenu de leur REC, notamment la note de mérite obtenue. Des comités paritaires d’évaluation ont été mis en place, à cette fin, auprès des directions générales⁽²⁾ .
   
   Lors de l’exercice de promotion proprement dit, les fonctionnaires qui contestent le nombre de points de priorité « direction générale » ou le nombre de points de priorité « pour travaux dans l’intérêt de l’institution », qu’il est proposé de leur attribuer, peuvent introduire un recours devant le comité de promotion compétent, selon les modalités suivantes :
   
   – Après l’attribution des points de priorité par les directeurs généraux, la DG ADMIN porte à la connaissance du personnel, des listes reprenant grade par grade, les fonctionnaires à qui il est proposé d’attribuer des points de priorité « direction générale » et ceux qui pourraient se voir octroyer des points de priorité « pour travaux dans l’intérêt de l’institution ». Les fonctionnaires sont alors invités à consulter leur dossier de promotion.
   
   – A compter de la publication de ces listes, les fonctionnaires disposent d’un délai de cinq jours ouvrables pour saisir le comité de promotion compétent. Cette saisine se fait par le biais de Sysper 2.
   
   – Les comités de promotion⁽³⁾ ont pour rôle :

   • de faire des propositions en matière d’attribution de certains points de priorité (cf. point 1.2. ci-dessus) ;
   • d’examiner les éventuels recours individuels présentés par les fonctionnaires ;
   • de départager les éventuels ex-aequo (cf. point 1.5 ci-dessus)

   – Les points éventuellement attribués par l’AIPN, suite aux travaux des comités de promotion, sont repris dans le dossier de promotion de chaque fonctionnaire. En outre, la DG ADMIN publie les listes des fonctionnaires les plus méritants après comité de promotion⁽⁴⁾, les listes des fonctionnaires à qui ont été attribués des points pour travaux dans l’intérêt de l’institution et les listes des fonctionnaires promus.
   
   A l’issue de la procédure de promotion, les fonctionnaires peuvent en outre introduire une réclamation auprès de l’autorité investie du pouvoir de nomination, au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut pour contester :
   
   – le fait qu’ils n’ont pas été promus ;
   
   – le calcul des points de mérite sur la base des notes figurant dans les REC concernés (la contestation des notes de mérite elles-mêmes se fait dans un autre cadre, celui de l’exercice d’évaluation comme indiqué ci-dessus) ;
   
   – le nombre total de points de priorité obtenus lors de l’exercice, quel que soit le type de points concernés.
    

2. PARTICULARITES DE L’EXERCICE DE PROMOTION 2006
   
   2.1. La structure de carrière
   
   Vu que la plupart des promotions prendront effet avant le 1er mai 2006, l’exercice de promotion 2006 se fera dans le cadre de la structure de carrière telle que prévue à l’article 2 de l’annexe XIII du statut (grades intermédiaires A*, B*, C*, D*).
   
   2.2. Dispositions transitoires
   
   L’article 13 des dispositions générales d’exécution pour cet exercice se réfèrent à des dispositions transitoires qui stipulent, entre autres, que lors de la publication des seuils de promotion indicatifs, la Direction générale personnel et administration indique les grades pour lesquels le seuil est stabilisé et pour lesquels la phase de transition est donc achevée.
   
   A cet égard, la phase de transition est achevée pour les grades suivants : A*7, B*5, C*2 et D*2. Par ailleurs, pour les nouveaux grades (A*5, A*6, A*9, B*3, B*4, B*9, C*1), les dispositions transitoires ne s’appliquent pas. Ceci implique que, pour l'ensemble de ces grades:
   
   – l'attribution des points de priorité (PPDG) s'effectuera sur base du mérite démontré par le fonctionnaire pendant l'année 2005;
   
   – il n’y aura pas d’allocation de points de priorité de transition (PPTA et PPTCP).
   
   De plus, les points de priorité de transition alloués par les comités de promotion (PPTCP) ne s’appliquent pas aux grades A*13, A*12, B*10, C*6, D*4 pour lesquels il n’était prévu aucune possibilité de promotion dans l’ancienne structure de carrière.
   
   2.3. Le sac à dos des fonctionnaires attestés ou des fonctionnaires qui ont réussi un concours interne D* vers C* ou C* vers B* et qui sont devenus membres du groupe de fonction des AST sans restriction de carrière, à compter du 1er mai 2006
   
   Dans le cadre de l’exercice de promotion 2006, ces fonctionnaires figureront sur les listes de promotion C* ou D*. Leur sac à dos sera recalculé début 2007. Le recalcul s’effectuera selon l'exemple suivant d’un fonctionnaire attesté C*4 :
   
   – le seuil de promotion pour le grade C*4 constaté lors de l'exercice de promotion 2006 est X;
   
   – le nombre de points accumulés par le fonctionnaire de grade C*4 à la fin 2006, représente 50% du seuil de promotion constaté lors de l’exercice de promotion 2006;
   
   – le fonctionnaire concerné devient membre du groupe de fonctions AST 4 sans restriction de carrière après le 1er mai 2006;
   
   – le seuil de promotion pour le grade B*4 (renommé AST 4 le 1er mai 2004) constaté lors de l'exercice de promotion 2006 est Z;
   
   – au début 2007, le sac à dos du fonctionnaire sera recalculé pour garder la même distance proportionnelle par rapport au seuil : il sera ainsi égal à 50% de Z.
   
   2.4 Capacité à travailler dans une troisième langue
   
   En 2006, la plupart des promotions prendront effet soit le 1er janvier 2006, pour les promotions vers les grades A*13, B*11, C*7 ou D*5, soit le 1er mars 2006, pour les promotions vers les autres grades.
   
   Néanmoins, quelques promotions pourraient prendre effet à une autre date : ce pourrait être le cas de celles concernant notamment les fonctionnaires qui n'auraient pas acquis les deux années d'ancienneté dans le grade, à la date du 1er janvier ou du 1er mars 2006. Si ces promotions ont une date d'effet postérieure au 30 avril 2006, les dispositions de l'article 45 paragraphe 2 relatives à la capacité à travailler dans une troisième langue seront alors d'application.
    
3. CALENDRIER DE L’EXERCICE DE PROMOTION 2006
   
   – Mai :
    
   • Les points de mérite calculés selon les modalités décrites ci-dessus ainsi que les points de priorité de transition « AIPN » seront rendus accessibles à chaque fonctionnaire dans Sysper 2 (dossier de promotion « 2006 »).

   – Juin :
    

   • Les directions générales introduisent leurs éventuelles demandes de dérogation, en cas de dépassement de plus d’un point de la moyenne attendue des notes de mérite couvrant l’année 2005.
      
   • Les directions générales portent à la connaissance de leur personnel, les critères d’attribution des points de priorité.
      
   • Le groupe paritaire d’examen des demandes de dérogation se réunit pour examiner les éventuelles demandes de dérogation.
      
   • Les directions générales soumettent leurs propositions d’attribution des points de priorité aux comités paritaires d’évaluation.

   – Juillet :
    

   • La DG ADMIN publiera les intentions formelles d’attribution des points de priorité, les listes des fonctionnaires les plus méritants et les propositions d’attribution des points pour travaux dans l’intérêt de l’institution.
      
   • Fin juillet : délai pour l’introduction des recours devant les comités de promotion.

   – Septembre/Octobre :
    

   • Réunions des comités de promotion.

   – Octobre/Novembre :
    

   • La DG ADMIN publie les listes des plus méritants après comités de promotion, les listes des promus et la liste des fonctionnaires à qui ont été attribués des points pour travaux dans l’intérêt de l’institution.

Des informations complémentaires sur l’exercice de promotion peuvent être trouvées à l’adresse suivante : http://www.cc.cec/pers_admin/promotions/index_fr.html
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FOOTNOTES

⁽¹⁾ A l’exception toutefois de certains cas particuliers comme les fonctionnaires qui ne sont pas en position d’activité à la Commission lors de l’adoption des décisions de promotion, les fonctionnaires ayant obtenu une note de mérite inférieure à 10 lors du dernier exercice d’évaluation, les fonctionnaires faisant l’objet de procédures disciplinaires, etc.

⁽²⁾ Au début du lancement de l’exercice de promotion, cette voie de recours est donc en principe épuisée.

⁽³⁾ Il existe trois comités de promotion : un pour la catégorie A*, un pour la catégorie B* et un pour les catégories C* et D*. En outre, un sous-comité de promotion pour le personnel rémunéré sur les crédits de la partie recherche du budget général a été également mis en place.

⁽⁴⁾ Listes qui reprennent pour chaque grade les noms des fonctionnaires auxquels il ne manque pas plus de cinq points pour atteindre le seuil de promotion et les noms des fonctionnaires qui ont atteint ou dépassé ce seuil.