DEROULEMENT DE L'EXERCICE DE PROMOTION

RESULTATS DES COMITES DE PROMOTION

• LES GRANDES ETAPES DE LA PROMOTION

• ATTRIBUTION DE POINTS SUITE AUX RECOMMANDATIONS DES COMITES DE PROMOTION

• DEPARTAGE DES EX-AEQUOS

• MISE A JOUR DES DOSSIERS DANS SYSPER2

L'exercice de promotion 2003 s'est achevé avec la publication de la liste des fonctionnaires promus et des agents temporaires ayant bénéficié d'une modification de classement¹. Dans son ensemble, cet exercice aura concerné près de 14.000 fonctionnaires parmi lesquels environ 2.200 ont été promus.
 
Les phases principales de l'exercice de promotion sont décrites dans les Dispositions Générales d’Exécution (ci-après DGE) de l'article 45 du Statut et ont déjà fait l'objet d'une description aux Informations Administratives².
 
La présente Information Administrative a pour objet de ré-expliquer le déroulement de l'exercice 2003 et de décrire les travaux des comités de promotion, plus particulièrement en ce qui concerne le traitement des recours qui ont été introduits devant ces Comités.

1. LES GRANDES ETAPES DE LA PROMOTION
    

   • Le point de départ de l'exercice de promotion se situe à la fin de l'exercice de notation. L'introduction du REC en 2003 a requis plus de temps que prévu et a conduit à un démarrage de l'exercice de promotion "en retard" par rapport au calendrier initial. Ce retard est sans effet sur les fonctionnaires non promus. Il est également sans conséquence sur les fonctionnaires promus, dès lors que les promotions ont pris effet (comme par le passé) au 1er janvier et au 1er avril³. 
      

   • Les DG ont attribué à chaque fonctionnaire un certain nombre de "points de priorité". Cette attribution a été suivie par la publication de listes de mérite⁴ qui ont servi de point de départ à la possibilité d'introduire un recours devant les comités de promotion contre la décision d'attribution de points de priorité. Le délai normal de recours est de 5 jours ouvrables⁵ . Néanmoins, la coïncidence de la publication de certaines listes de mérite avec les congés d'été a conduit l'administration à étendre les délais de recours bien au-delà des 5 jours initialement prévus afin de préserver les droits de chacun. Au total, ce sont plus de 1.700 recours (sur, rappelons-le, une population de l'ordre de 14.000 personnes) qui ont été introduits devant les comités.
      

   • Les comités de promotion se sont réunis en octobre et en novembre. Chaque comité a :
      

     • fait une proposition d'attribution de points pour travaux dans l'intérêt de l'institution (cf. point 2.1 ci-dessous);
        

     • fait une proposition d'attribution de points de transition (cf. point 2.2 ci-dessous);
        

     • analysé les appels et fait une proposition d’attribution de points d'appel suite aux recours (cf. point 2.3 ci-dessous);
       

     • fait une proposition, parmi les fonctionnaires ex-aequos ayant atteint le seuil de promotion, quant à ceux qu'il conviendrait de promouvoir cette année (cf. point 3 ci-dessous).
        

   • Les listes de mérite reprenant les propositions des comités en matière d’attribution de points ainsi que leurs propositions de départage des ex-aequos ont été publiées⁶ à l’issue des travaux des comités;
      

   • Les AIPN⁷ ont eu pour fonction de décider de l'attribution des points suite aux recommandations des comités et de décider des promotions. Les propositions des comités en matière d’attribution de points ont toutes été entérinées telles quelles par les AIPN. Il en va de même des propositions en matière de séparation des ex-aequos, à l'exception de la catégorie B où l'AIPN a estimé que les travaux du comité devaient être corrigés pour être mis en conformité avec les DGE de l'Article 45 du Statut, avec la jurisprudence du Tribunal et avec la pratique des autres comités.
      

   • Le résultat des travaux des AIPN a été porté à la connaissance du personnel à travers la publication de la liste des fonctionnaires promus⁸.
      

2. ATTRIBUTION DE POINTS SUITE AUX RECOMMANDATIONS DES COMITES DE PROMOTION
    
   2.1. Points pour travaux dans l'intérêt de l'institution (maximum : 2 points)
    
   Ces points ont été attribués sur base des informations portées à la connaissance des comités par les intéressés et leurs évaluateurs (zone 6.6 du rapport d’évolution de carrière) après vérifications auprès des organes compétents (directions générales, secrétariats des comités, EPSO,…) et prise en compte des contraintes liées à l’existence d’une limite quant au budget de points disponibles.
   Les vérifications des comités ont porté plus particulièrement sur la conformité des tâches avec l’annexe I des DGE de l’article 45 du statut, sur leur importance – en termes de charge de travail et d’intérêt pour l’institution – et sur la question de savoir si ces tâches relevaient ou non de l’activité normale du fonctionnaire.
   Certains fonctionnaires ont introduit un recours « à titre préventif » auprès des comités de promotion en vue d’obtenir un ou deux points au titre des activités dans l’intérêt de l’institution. La réponse à ces recours prend la forme de l’attribution (ou non) de points pour travaux dans l’intérêt de l’institution.
   Chaque fonctionnaire a pu se voir attribuer à ce titre jusqu’à un maximum de 2 points. 
    
   2.2. Points de transition (maximum : 2 points)
   
   Ces points ont été attribués pour compenser d’éventuels désavantages liés à la transition entre l’ancien et le nouveau système de promotion. Leur attribution n’a pas été limitée au champ des fonctionnaires ayant introduit un recours devant le comité de promotion.
   Les propositions d’attribution de ces points ont varié légèrement d’un comité à l’autre en fonction des caractéristiques propres à chaque grade, cadre ou catégorie. 
   Elles s’articulent autour des thèmes principaux suivants :
    

   • les points de transition prévus à l’article 12, paragraphe 3, point a), première phrase, des DGE de l’article 45 du statut ont, dans certains cas, été jugés insuffisants pour garantir une prise en compte satisfaisante du mérite dans la durée. Des points supplémentaires ont donc pu être attribués aux fonctionnaires qui, tout en ayant fait preuve de performances satisfaisantes au regard de la note obtenue au rapport d’évolution de carrière, se trouvaient exposés au risque de voir leur progression de carrière être éventuellement ralentie suite à l’introduction du nouveau système de promotion ;
      

   • les comités ont proposé d’attribuer des points aux personnes dont le nombre de points de mérite avait été réduit suite à un CCP afin de moduler le poids relatif des périodes de CCP dans le contexte d’une transition marquée par des seuils de promotion croissants⁹;
      

   • une approche similaire a été utilisée pour moduler¹⁰ les pertes de points liées aux changements de catégorie ;
      

   • certains cas individuels de recours devant le comité de promotion ont été traités via l’attribution de ce type de points quand les comités ont estimé que le problème soulevé relevait plus particulièrement de la transition.
     Chaque fonctionnaire a pu se voir attribuer jusqu’à un maximum de 2 points au titre des points de transition.

   2.3. Points d'appel
    
   A titre liminaire, il convient de souligner que la proposition visant à attribuer ou à ne pas attribuer des points d’appel est toujours le résultat de l’examen d’une situation individuelle. 

   2.3.1. Cadre et modalités d'action des comités
   
   Les recours devant les comités de promotion ont donné lieu à quatre types d’action en fonction de la nature du recours :

   • proposition d’attribution de points pour travaux dans l’intérêt de l’institution (cf. point 2.1. supra)
      

   • proposition d’attribution de points de transition (cf. point 2.2. supra)
      

   • proposition d’attribution de points d’appel
      

   • proposition de ne pas attribuer de points

   Il convient de préciser à cet égard que les comités n’ont pas vocation, entre autres, à :

   • remettre en question les résultats de la procédure d’évaluation (note REC); 
     

   • se substituer de façon généralisée aux directions générales dans le cadre de l’exercice d’attribution des points de priorité.

   L’action des comités en matière de recours – outre les considérations susvisées liées aux points pour activités dans l’intérêt de l’institution et aux points de transition – s’est donc inscrite principalement dans le contexte d’un examen des cas d’erreur manifeste d’appréciation de la part de la direction générale lors de l’attribution des points de priorité et d’un examen des cas de discrimination (traitement inégal non fondé sur des considérations objectives ou traitement similaire de situations objectivement différentes). 

   2.3.2. Réponse aux appels
    
   Les personnes intéressées sont invitées à consulter leur dossier Sysper2 pour vérifier le nombre de points qui leur est attribués suite à leur appel. L’octroi de zéro points vaut rejet de l’appel.
   La description ci-dessus du cadre et des modalités d’action des comités doit permettre à chaque fonctionnaire de mieux comprendre la décision d’attribuer ou non des points de priorité qui est reflétée dans le dossier Sysper2.
   Cette Information Administrative tient lieu – ensemble avec la consultation du dossier Sysper2 auquel chacun est convié – de réponse des comités de promotion, aux recours introduits.
   
   2.3.3. Publication du nombre de points d'appel attribués
   
   Conformément à l’article 13, paragraphe 2, des DGE de l’article 45 du statut le nombre de points d’appel attribués par chaque comité de promotion est publié ci-dessous :

   Catégorie/cadre	Nombre de recours	Nombre de personnes ayant reçu des points d'appel	Total de points d'appel
   A	758	59	156
   B	372	18	66
   C	416	44	85
   D	30	5	9
   LA	124	20	37
   	1700	146	353

3. DEPARTAGE DES EX-AEQUOS
    
   Les critères utilisés pour départager les ex-aequos sont repris à l’article 10, paragraphe 1, des DGE de l’article 45 du statut qui dispose :
    
   « Dans ce choix opéré parmi les fonctionnaires ayant un nombre égal de points, les comités tiennent compte en particulier d’éléments tels que l’ancienneté dans le grade et de considérations liées à l’égalité des chances »
   
   Les comités de promotion ont utilisé à titre principal le critère d’ancienneté de grade pour départager les ex-aequos. A titre subsidiaire, l’âge des fonctionnaires et le critère d’égalité des chances ont aussi pu entrer en ligne de compte. 
    
   Le comité de promotion pour le personnel de catégorie B s’est quelque peu écarté de ces principes en donnant la priorité aux fonctionnaires ayant obtenu la meilleure note au REC (ce qui équivaut, dans la plupart des cas, à donner priorité aux fonctionnaires les plus rapides). 
    
   L’AIPN a corrigé cette approche soit en étendant légèrement le nombre de promotions pour inclure tous les ex-aequos dans la liste des promus, soit en opérant des choix différents de ceux proposés par le comité lorsque les possibilités budgétaires ne permettaient pas de promouvoir tous les ex-aequos.
    

4. MISE A JOUR DES DOSSIERS DANS SYSPER2
    
   Les propositions d’attribution de points émanant des comités de promotion et entérinées par l’autorité investie du pouvoir de nomination figurent maintenant dans le dossier Sysper2 de chaque fonctionnaire. 
   En application de l’article 25 du statut qui dispose que toute décision individuelle doit être communiquée au fonctionnaire intéressé, chaque fonctionnaire est invité par la présente à prendre connaissance de son dossier dans Sysper2.