• een verzoek indienen om het bevoegde gezag jegens hem of haar een besluit te doen nemen;
  
• een klacht indienen teneinde een besluit van het bevoegde gezag te doen vernietigen of te doen wijzigen, ook wanneer het de afwijzing van een verzoek betreft en de betrokkene zich door dat besluit bezwaard acht.
  

1. DEFINITIE
   Door een verzoek in de zin van artikel 90, lid 1, van het statuut in te dienen kan de ambtenaar (of iedere andere in het statuut bedoelde persoon) het bevoegde gezag vragen jegens hem of haar een besluit te nemen.
   Voorbeelden :
   
   
   • verzoek om toekenning van de installatievergoeding
     
   • verzoek om een beoordelingsrapport op te stellen
   
   
   Het is dus de bedoeling het bevoegde gezag ertoe te brengen een besluit te nemen. Met dat besluit kan het bevoegde gezag op het verzoek van de betrokkene ingaan, of kan het dat verzoek afwijzen; in laatstgenoemd geval ontstaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen.
   
   In geen geval kan een verzoek de herziening van een reeds genomen besluit betreffen.
   
   
   

2. HET INDIENEN VAN EEN VERZOEK
   2.1. Wie kan een verzoek indienen ?
   
   Alle in het "Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen" bedoelde personen en, naar analogie, alle tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen en bijzondere adviseurs voor wie de "Regeling van toepassing op de andere personeelsleden" (R.A.P.) geldt, kunnen, respectievelijk bij het tot aanstelling bevoegde gezag en bij het tot het aangaan van overeenkomsten bevoegde gezag, een verzoek overeenkomstig artikel 90, lid 1, van het statuut indienen.
   
   Met "in het statuut bedoelde personen" worden, niet alleen de bovengenoemde ambtenaren en andere personeelsleden in actieve dienst bedoeld, maar ook andere categorieën personen, zoals ambtenaren op proef die nog niet in vaste dienst zijn benoemd, gewezen personeelsleden, de rechtverkrijgenden in geval van overlijden van personeelsleden of gewezen personeelsleden, en kandidaten voor algemene vergelijkende onderzoeken⁽²⁾.
   
   2.2. Aan wie is het verzoek gericht ?
   
   Een verzoek is steeds, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend, aan het tot aanstelling bevoegde gezag ⁽³⁾ gericht. Het wordt geformuleerd in een aan het bevoegde gezag geadresseerde nota, waarop de vermelding "verzoek overeenkomstig artikel 90, lid 1, van het statuut" voorkomt. De bevoegdheden die bij artikel 90, lid 1, van het statuut aan het tot aanstelling bevoegde gezag zijn verleend, worden uitgeoefend door de personen die daartoe bij besluit van de Commissie van 21 januari 1998 zijn aangewezen (zie Mededelingen van de administratie nr. 1031 van 23 februari 1998).
   
   2.3. Waar en hoe wordt het verzoek ingediend ?
   
   Verzoeken moeten worden ingediend bij de administratieve eenheid Statuut (D.G. ADMIN.B.2 - Sc 11 5/45).
   
   De datum die op het registratiestempel van deze administratieve eenheid voorkomt, geldt als de datum waarop het verzoek is ingediend.
   
   Om de procedure te vereenvoudigen maakt de indiener van het verzoek gebruik van een daartoe bestemd formulier (zie verder). Wanneer het verzoek uitgaat van een ambtenaar of van een andere personeelslid, wordt een kopie van dit formulier via de hiërarchische weg naar D.G. ADMIN.B.2 gezonden, tenzij de inhoud van het verzoek van vertrouwelijke aard is of tot de persoonlijke levenssfeer van het betrokken personeelslid behoort.
   
   2.4. Termijn voor de indiening
   
   Een verzoek kan op ieder ogenblik worden ingediend. Hierbij zij evenwel opgemerkt dat de indiening van een verzoek dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarvoor reeds eerder een verzoek of een klacht is ingediend waarop geen antwoord of een afwijzend antwoord is gegeven, geen aanleiding kan geven tot het ingaan van een nieuwe termijn voor de indiening van een klacht als bedoeld in artikel 90, lid 2 (zie punt 3.2).
   
   2.5. Vorm en inhoud :
   
   Voor de kwalificatie van een verzoek als zodanig is de vorm, waarvoor overigens geen bijzondere voorwaarden gelden, van weinig belang: in dit opzicht is alleen de inhoud bepalend. Zo zal een aanvraag om herziening van een vroeger genomen besluit, zelfs als die het opschrift "verzoek" draagt, toch door de administratie als een klacht worden beschouwd.
   
   In een verzoek moet in beginsel vermeld zijn dat het een verzoek overeenkomstig artikel 90, lid 1, van het statuut betreft; voorts moet het de volgende elementen bevatten: gegevens betreffende de identiteit van de indiener, het doel van het verzoek en de rechtsgronden waarop het is gebaseerd, en de plaats, de datum en de handtekening van de indiener. Het verzoek moet vergezeld gaan van alle documenten die de inhoud ervan kunnen toelichten.
   
   

3. DE ADMINISTRATIE
   3.1. Behandeling van het verzoek
   
   Er bestaat geen specifieke procedure voor de behandeling van een verzoek. De dienst die bevoegd om een besluit te nemen bestudeert het voorwerp van het verzoek en verricht de verificaties die eventueel nodig zijn om tot dat besluit te komen.
   
   De administratieve eenheid Statuut zendt de indiener van het verzoek, voor zover mogelijk per e-mail, een bevestiging van ontvangst toe.
   
   3.2. Besluit en termijnen
   
   Het bevoegde gezag neemt een met redenen omkleed besluit, dat binnen een termijn van vier maanden na de indiening van het verzoek zonder bijzondere formaliteiten ter kennis van de betrokkene wordt gebracht.
   
   Deze termijn gaat in op de datum waarop het verzoek bij de administratieve eenheid Statuut is geregistreerd.
   
   Als het verzoek wordt afgewezen, kan de betrokkene een klacht indienen tegen het besluit tot afwijzing; hiervoor beschikt hij over een termijn van drie maanden na de datum van kennisgeving van dat besluit.
   
   Heeft het bevoegde gezag vier maanden na de indiening van het verzoek nog geen besluit genomen, dan geldt dat als een stilzwijgend besluit tot afwijzing van het verzoek. Ook in dat geval kan binnen een termijn van drie maanden een klacht worden ingediend. Ingeval het bevoegde gezag zijn antwoord te laat (dit is na het verstrijken van de termijn van vier maanden) meedeelt, impliceert dat niet dat de betrokkene opnieuw over een termijn van drie maanden beschikt om een klacht in te dienen.
   
   
   
   DE KLACHT
   
   

4. DEFINITIE
   Door een klacht overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het statuut ⁽⁴⁾ in te dienen, betwist de ambtenaar een besluit van het bevoegde gezag waardoor hij zich bezwaard acht; hierbij kan het gaan om een uitdrukkelijk of een stilzwijgend besluit tot afwijzing, of om het feit dat het bevoegde gezag heeft nagelaten een door het statuut opgelegde maatregel te nemen.
   Voorbeelden :
   
   
   • klacht tegen de weigering om ziektekosten te vergoeden;
     
   • klacht tegen een besluit betreffende de indeling in rang of salaristrap;
     
   • klacht tegen een besluit om de dagvergoeding bij indiensttreding niet toe te kennen.
   
   
   Anders dan bij het verzoek, impliceert de indiening van een klacht dat het bevoegde gezag reeds eerder een administratief besluit heeft genomen. Een dergelijk besluit kan slechts worden aangevochten als het definitief is (voorbereidende besluiten kunnen niet worden aangevochten) en als het persoonlijk en individueel bezwarend is (dit wil zeggen dat de betrokkene er een persoonlijk, rechtmatig, rechtstreeks, bestaand en daadwerkelijk belang bij heeft dat tot nietigverklaring of wijziging van het besluit wordt overgegaan).
   
   Er moet op worden gewezen dat de klacht voor de ambtenaar/het personeelslid het enige middel is waarin het statuut voorziet om in te gaan tegen een besluit van het bevoegde gezag waarmee zijn statutaire rechten volgens hem zijn aangetast en waardoor hij zich bezwaard acht. Een verzoek om een dergelijk besluit opnieuw te bekijken moet dan ook als een klacht worden beschouwd, met name wat de hierna vermelde termijnen betreft. ⁽⁵⁾
   
   

5. HET INDIENEN VAN DE KLACHT
   5.1. Wie kan een klacht indienen?
   
   Alle in het "Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen" bedoelde personen en, naar analogie, alle tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen en bijzondere adviseurs voor wie de "Regeling van toepassing op de andere personeelsleden" geldt, kunnen, respectievelijk bij het tot aanstelling bevoegde gezag of bij het tot het aangaan van overeenkomsten bevoegd gezag, een klacht overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het statuut indienen.
   
   Met "in het statuut bedoelde personen" worden niet alleen ambtenaren en personeelsleden in actieve dienst bedoeld, maar ook andere categorieën personen, zoals ambtenaren op proef die nog niet in vaste dienst zijn benoemd, gewezen personeelsleden, de rechtverkrijgenden in geval van overlijden personeelsleden of gewezen personeelsleden, en kandidaten voor algemene vergelijkende onderzoeken. ⁽⁶⁾
   
   5.2. Aan wie is de klacht gericht?
   
   Een klacht wordt steeds, hetzij uitdrukkelijk, hetzij stilzwijgend, aan het tot aanstelling bevoegde gezag ⁽⁷⁾ gericht. Zij wordt geformuleerd in een nota die aan het bevoegde gezag is geadresseerd. De bevoegdheden die bij artikel 90, lid 1, van het statuut aan het tot aanstelling bevoegde gezag zijn verleend, worden uitgeoefend door de personen die daartoe bij besluit van de Commissie van 21 januari 1998 zijn aangewezen (zie Mededelingen van de administratie nr. 1031 van 23 februari 1998 ⁽⁸⁾ ).
   
   5.3. Waar en hoe wordt de klacht ingediend? :
   
   Een klacht moet worden ingediend bij de administratieve eenheid Statuut (D.G. ADMIN.B.2 - Sc 11 5/45).
   
   In het statuut is bepaald dat van klachten die door een ambtenaar of een ander personeelslid worden ingediend, een extra exemplaar via de hiërarchische weg moet worden ingediend, behalve wanneer de klacht de directe chef betreft. In dat geval wordt de klacht rechtstreeks bij de directe meerdere van de chef ingediend. Ook dat exemplaar wordt naar de administratieve eenheid Statuut gezonden. Indiening via de hiërarchische weg is echter niet nodig als het voorwerp van de klacht van vertrouwelijke aard is of tot de persoonlijke levenssfeer behoort.
   
   5.4. Termijn voor de indiening
   
   Een klacht moet worden ingediend binnen een termijn van drie maanden. Deze termijn gaat in
   
   
   • op de dag van de bekendmaking van het aangevochten besluit, als het een maatregel van algemene aard betreft;
     
   • op de dag waarop het besluit ter kennis wordt gebracht van diegene tot wie het is gericht en in elk geval uiterlijk op de dag waarop de betrokkene er kennis van krijgt, als het een maatregel van individuele aard betreft; wanneer een besluit van individuele aard evenwel bezwarend kan zijn voor een andere persoon dan diegene tot wie het is gericht, gaat de termijn voor deze persoon in op de dag waarop hij van dit besluit kennis krijgt en in elk geval uiterlijk op de dag waarop het wordt bekendgemaakt;
     
   • de dag waarop de antwoordtermijn verstrijkt, als de klacht betrekking heeft op een stilzwijgend besluit tot afwijzing van een verzoek.
   
   Deze termijn is van openbare orde en de partijen kunnen er niet van afwijken. Wanneer de administratie toch nog ingaat op het voorwerp van een te laat ingediende en dus niet-ontvankelijke klacht, betekent dat niet dat van de voorgeschreven termijn mag worden afgeweken en dat een normaal reeds vervallen recht op beroep opnieuw zou ontstaan.
   
   De termijn gaat in op de datum die op het registratiestempel van de administratieve eenheid Statuut voorkomt. Er wordt geen rekening gehouden met de tijd die met de verzending met de post of via de binnenpost is gemoeid.
   
   Een besluit dat aan een eerder genomen besluit geen nieuwe elementen toevoegt, moet worden gezien als een bevestiging van dat besluit en kan er in geen geval toe leiden dat de betrokkene opnieuw over een termijn van drie maanden zou beschikken om een klacht in te dienen.
   
   5.5. Vorm en inhoud :
   
   Net zoals bij het verzoek zijn de aard en de inhoud bepalend om een klacht als zodanig te kwalificeren; de vorm doet hierbij niet ter zake.
   
   In beginsel moet de klacht de volgende elementen bevatten: gegevens betreffende de identiteit van de indiener, het besluit dat wordt aangevochten en de inhoud daarvan, de rechtsgronden waarop de klacht is gebaseerd, en de plaats, de datum en de handtekening van de indiener. De klacht moet vergezeld gaan van documenten aan de hand waarvan de aard van het gerezen probleem beter kan worden beoordeeld.
   
   

6. DE ADMINISTRATIE
   6.1. Behandeling van de klacht
   
   Klachten worden geregistreerd bij de administratieve eenheid Statuut, waar ze ook worden behandeld en waar het antwoord van het bevoegde gezag wordt voorbereid.
   
   Deze administratieve eenheid zendt de indiener van de klacht, voor zover mogelijk per e-mail, een bevestiging van ontvangst toe.
   
   Tegelijk verzamelt de administratieve eenheid Statuut bij de diensten die het betwiste besluit hebben genomen of die daarbij betrokken zijn, alle inlichtingen die nodig zijn voor het onderzoek van het dossier.
   
   Klachten die verband houden met het gemeenschappelijk stelsel van ziektekostenverzekering, worden vooraf voor advies aan het Beheerscomité van de ziektekostenverzekering voorgelegd.
   
   In beginsel kan de administratieve eenheid Statuut, als zij dat nodig acht, een vergadering bijeenroepen waarop, behalve de indiener van de klacht en de diensten die het betwiste besluit hebben genomen, ook nog de bemiddelaar en door het Centraal personeelscomité aangewezen vertegenwoordigers van het personeel worden uitgenodigd. Op die vergadering kan de indiener van de klacht zijn versie van de feiten uiteenzetten en de in de klacht aangevoerde argumenten toelichten. Hij kan zich daarbij door een persoon van zijn keuze of door een raadsman laten bijstaan. Deze vergadering is geen arbitrageorgaan en evenmin een besluitvormende instantie; de enige bedoeling ervan is de betrokken partijen de gelegenheid te geven hun standpunt kenbaar te maken alvorens het ontwerpbesluit wordt opgesteld.
   
   Na deze gemeenschappelijke vergadering - of zodra het dossier voldoende is onderzocht - wordt een ontwerpantwoord voorbereid. Nadat het advies van de Juridische dienst en in voorkomend geval van de Financiële controle is ingewonnen, wordt het ontwerp - als het een ongunstig antwoord betreft - voorgelegd aan het Commissielid belast met Personeelszaken en administratie (of aan de Commissie als het betwiste besluit door haar is genomen). Is het ontwerpantwoord gunstig, dan is het in beginsel de directeur-generaal Personeelszaken en administratie die een besluit neemt. De personeelsvertegenwoordigers die aan de gemeenschappelijke vergadering hebben deelgenomen, worden in kennis gesteld van het (gunstige of ongunstige) gevolg dat aan de klacht is gegeven.
   
   6.2. Besluit en termijnen :
   
   Het bevoegde gezag beschikt over een termijn van vier maanden om op de klacht te reageren. Is bij het verstrijken van deze termijn een antwoord uitgebleven, dan geldt dat als een stilzwijgend besluit tot afwijzing. Tegen een al dan niet stilzwijgend besluit tot afwijzing kan binnen een termijn van drie maanden een beroep bij het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen worden ingesteld. Deze termijn gaat in op de dag waarop kennis is gegeven van het antwoord op de klacht of, wanneer het een stilzwijgend besluit tot afwijzing betreft, bij het verstrijken van de bovengenoemde termijn van vier maanden.
   
   Als het bevoegde gezag na het verstrijken van de antwoordtermijn, doch binnen de termijn van drie maanden die geldt voor het instellen van een beroep bij het Gerecht van eerste aanleg, een uitdrukkelijk besluit tot afwijzing neemt, begint, anders dan bij een verzoek, laatstgenoemde termijn opnieuw te lopen.
   
   Het antwoord op de klacht wordt naar de betrokkene of naar de assistent/het hoofd van de administratieve eenheid die in het desbetreffende directoraat-generaal belast is met personele middelen of, in het geval van ambtenaren met standplaats buiten de Unie, naar het hoofd van de Delegatie gezonden, tegen ondertekening van een bericht van ontvangst. Als het antwoord op de klacht via de hiërarchische weg is verzonden, wordt de betrokkene of zijn raadsman daarvan per e-mail in kennis gesteld.
   
   

footnotes