• Introduction
• Intranet pour tout le personnel
• Création & gestion dun site
• Architecture
• Présentation
• Technologies informatiques
• Multilinguisme
• Accessibilité
• Interactivité
• Avis juridique et politique éditoriale
• Contrôle de qualité
• Boîte à outils
• Mises à jour
• IPG en PDF
• Annexe 1- Transferts IntraComm
• Annexe 2 - Métadonnées
• Annexe 3 - Avis juridique

Règle 2 - Création & gestion d'un site

1. Recommandation

La création et la gestion d'un site sur IntraComm doivent être planifiées.

2. Justification

Afin d'optimiser l'utilité des sites sur IntraComm, les idées de conception des sites et la valeur ajoutée de l'information fournie doivent être claires, la navigation et la présentation graphique doivent être définies et précises, la faisabilité, du point de vue des ressources techniques, budgétaires et humaines doit être bien évaluée.

La performance du personnel est liée aux outils d'information interne qui sont à sa disposition, et donc à une bonne gestion de l'Intranet.

3. Description

3.1. Création d'un nouveau site ou sous-site

Les démarches à faire lors de la création de votre site sont les suivantes :

3.1.1 Contenu

Réfléchissez au contenu de votre site. C'est grâce à l'analyse et à la hiérarchisation des informations que vous pourrez le mieux garantir une qualité de service réelle, dimensionner votre site, choisir un design adapté.

L'information à diffuser sur IntraComm doit en général revêtir un intérêt qui dépasse l'intérêt spécifique d'une DG ou d'un service et elle doit aussi représenter de la valeur ajoutée par rapport aux informations déjà disponibles. La seule exception à cette règle est l'accessibilité aux Intranets locaux qui est la bienvenue pour faciliter la transparence et la communication entre services

Ecrire pour le web

Lors du dévéloppement de votre site retenez que:

• écrire pour le web est un exercice différent de l'écriture pour les publications imprimées. Deux aspects sont à prendre en compte particulièrement: la lecture sur écran introduit des contraintes spécifiques en matière de longueur et de format des textes; le cheminement du lecteur n'étant pas connu à l'avance, la possibilité lui est donnée de naviguer d'une information à une autre;
• il existe de nombreux guides sur Internet donnant d'excellentes recommandations pour la conception, la rédaction et la gestion d'un site de qualité.

Quelques points méritent tout de même d'être mentionnés particulièrement:

• insérez directement un lien à partir d'un mot vers une autre page et évitez d'écrire « cliquez ici ». Évitez les liens au milieu d'un texte: placez-les au-dessus, à côté ou au-dessous;
• au delà d'une certaine taille, il est recommandé de présenter les documents en format PDF, de les accompagner de l'icone adéquat et d'en préciser la taille. Ainsi l'utilisateur pourra évaluer à l'avance la durée du téléchargement;
• veillez à présenter un document à télécharger par un résumé ou une introduction en format HTML. Ainsi l'utilisateur télécharge le document uniquement si le contenu l'intéresse;
• présentez les pages, le document dans un contexte. Créez tous les liens utiles pour mieux comprendre le document, pour en savoir plus, pour élargir l'horizon, pour faire découvrir d'autres sites traitant de sujets semblables, etc.;
• n'hésitez pas à expliquer aux utilisateurs le contenu de la page ou du site, les objectifs et les limites;
• la qualité rédactionnelle d'un site ne se limite pas à sa langue originale. Il est important d'effectuer un contrôle de qualité des autres versions linguistiques, en particulier pour vérifier que l'intégrité des textes reçus n'a pas été altérée lors des opérations de formatage HTML, etc.

3.1.2 Ressources

Réfléchissez à la disponibilité de ressources pour la mise à jour, la gestion et le développement futur du site intéressé. Trop de projets sont laissés à l'abandon par manque de ressources adéquates.

3.1.3 Consultations

Consultation du guide pour les producteurs d'information

Lisez attentivement le présent Guide pour les producteurs d'information qui contient beaucoup d'informations nécessaires pour la mise en ouvre d'un site, de sa conception jusqu'à sa publication sur l'Intranet.

Consultation de l'équipe IntraComm

Prenez contact avec le Webmaster responsable d'IntraComm dans votre DG. Votre webmestre se chargera de prendre contact avec nous afin que nous puissions définir ensemble toutes les étapes nécessaires avant la mise en ligne de votre site.

La consultation de l'équipe IntraComm doit être faite bien avant de lancer toute action opérationnelle, afin que nous puissions vous assister dans la création et la gestion de votre site.

Notre action consistera à:

• discuter avec vous du concept du projet et de son insertion dans la structure d'IntraComm, en particulier du public ciblé et surtout à la présence de sites avec des informations similaires, dans le souci d'éviter les doubles emplois;
• attirer votre attention sur les règles à respecter et définies dans l'IPG
• garantir éventuellement la coordination avec d'autres services ayant un intérêt dans le projet;
• vous donner des conseils et des indications utiles sur la présentation des pages, la promotion du projet, etc.

Consultation du Centre de calcul

Nous pouvons aussi vous adresser au Centre de calcul (DIGIT.A.3), afin de vérifier que votre projet est compatible avec l'architecture informatique générale de la Commission - voir chapitre 5.

3.1.4 Interactivité

Visez à assurer un minimum d'interactivité, par le biais d'un simple Mailto ou par la création d'une boîte à lettres fonctionnelle où vous recevrez les messages des utilisateurs de votre site. Dans ce dernier cas vous demanderez à votre IRM ( Information Resources Manager ) de vous créer cette boîte à lettres fonctionnelle - voir chapitre 4 pour la Présentation et chapitre 8 pour l'Interactivité.

3.1.5 Mise en production

Une fois ces opérations exploitées et votre site définitivement préparé, nous vérifierons ensemble que toutes les étapes et les prescriptions contenues dans l'IPG ont été respectées, y compris la disponibilité des versions linguistiques nécessaires pour le site (voir le chapitre 6 sur le multilinguisme). Cette étape est fondamentale pour avoir l'accord pour le transfert des pages du site test vers le site de production (www.cc.cec).

Dans le cas d'un sous-site, cette procédure sera rapidement mise en oeuvre, notre souci principal étant d'éviter les doubles emplois et d'adapter la structure principale d'IntraComm, si nécessaire.

Au moment où votre site est publié, nous nous chargeons de l'indexer et de l'annoncer sur la page d'accueil d'IntraComm.

Dans le cas du lancement d'un nouveau site, la publication par le biais d'IntraComm est la seule possible.

Pour toute modification successive vous avez deux possibilités :

• soit vous le faîtes via l'équipe IntraComm, auquel cas les demandes de transfert et d'effacement de fichiers sont envoyées à l'équipe IntraComm qui veillera à exécuter la demande,
• soit, et de préférence, vous le faîtes vous-mêmes. Dans ce cas vous avez besoin d'un accès FTP.

Demande d'accès FTP

La demande pour cet accès est faite par l' équipe IntraComm auprès du Centre de calcul au moment du lancement de votre site. Pour cette démarche vous devez tout d'abord prendre contact avec le Webmaster de votre DG qui est responsable d'IntraComm. Il se chargera de nous indiquer l'URL du site pour lequel l'accès FTP est demandé et le nom de la personne à qui l'accès FTP doit être octroyé. A partir de ce moment seules les personnes désignées ont le droit d'accès et de transfert vers le(s) répertoire(s) du site pour les mises à jour.

Aspects pratiques du transfert des données

La version « test » du service web IntraComm est accessible au moyen d'un navigateur web à l'adresse http://www.cc.cec:8081/ . Derrière cette adresse se cache un serveur « reverse proxy » qui achemine toute demande HTTP entrante vers les serveurs web (tests) appropriés et les réponses correspondantes de ces serveurs web vers les navigateurs visiteurs. Le serveur FTP à utiliser pour mettre à jour les informations figurant sur le serveur web IntraComm se trouve à l'adresse europaplus.staging.cc.cec.eu.int. Il est configuré avec des définitions de contrôle d'accès détaillés pour chaque producteur d'information.

Exemple :

Un membre du réseau de communication interne de la Commission a reçu pour tâche de gérer les pages web du site http://www.cc.cec:8081/home/icn/. Étant donné que ces pages doivent être accessibles aux surfeurs d'IntraComm sans contrôle d'accès, l'équipe web du Centre de calcul a configuré le serveur FTP à l'adresse "europaplus.staging.cc.cec.eu.int" de manière à donner au nom d'utilisateur (userid) du webmestre d'ICN "icnwebm" une autorisation d'écriture dans le répertoire /public/htdocs/home/icn et dans son contenu.

Le webmestre est autorisé à demander directement des mises à jour de la version de production de ses pages figurant à l'adresse http://www.cc.cec/home/icn/.

Pour ce faire, il télécharge un fichier ".request.update" dans le répertoire /public/htdocs/home/icn du serveur test.

En temps voulu, la procédure de mise à jour automatique copiera les fichiers et/ou les sous-répertoires indiqués de /public/htdocs/home/icn sur le serveur test vers /public/htdocs/home/icn sur le serveur de production.

Les résultats de cette action seront inscrits dans le fichier /public/htdocs/home/icn/.request.output.

La procédure de mise à jour du site de production est décrite à l'adresse http://www.cc.cec/Publishing/update.htm

La possibilité d'introduire directement des modifications n'élimine pas l'obligation des gestionnaires des sites de consulter également l'équipe IntraComm pour les nouveaux sous-sites.

3.1.6 Annonce d'un nouveau site

Lorsqu'un nouveau site ou sous-site est mis en ligne:

• l'équipe IntraComm veille à informer les Webmasters par le biais d'une annonce publiée sur le site du Réseau de Communication Interne (ICN) et, éventuellement, par un e-mail envoyé aux Webmasters des autres sites présents sur IntraComm aussi bien qu'aux Webmasters des Intranets des DGs et aux correspondants des autres institutions;
• les utilisateurs seront par contre avertis par une annonce dans la section « Quoi de neuf ».

3.2. Gestion d'un site

Les règles à suivre pour une bonne gestion de votre site sont les suivantes :

3.2.1 Actualisation permanente

Veillez à maintenir votre site à jour, en vérifiant régulièrement l'actualité de l'information publiée.

Vérification des liens

Vérifiez régulièrement que les liens vers les serveurs Web autres que IntraComm et les liens à l'intérieur d'IntraComm sont toujours valides. Le logiciel Linkbot permet de déceler les liens brisés. Un Intranet installé sur un serveur local peut être accessible à certains PC de la Commission mais pas à tous. Avant de créer un lien vers un Intranet local, vérifiez son accessibilité.

3.2.2 Changement/effacement des URLs - Notification et redirection

Limitez au minimum les changements d'URLs. Si toutefois vous n'avez aucune autre possibilité nous vous invitons à suivre la procédure ci-dessous.

Lorsque vous changez ou effacez des URLs, des fichiers clés ou des adresses électroniques, vous devez le communiquer à l' équipe IntraComm qui publiera une annonce sur le site du Réseau de Communication Interne et éventuellement enverra un e-mail aux Webmasters des autres sites présents sur IntraComm aussi bien qu'aux Webmasters des Intranets des DG et aux correspondants des autres institutions.

Vous devez aussi créer des pages de redirection pour éviter que les recherches de vos collègues n'aboutissent à des messages peu agréables tels que « Page not found ».

Nouvel emplacement d'un site

Lorsqu'un site entier déménage vers une nouvelle adresse, on réalise une redirection au niveau du serveur. Ainsi, en adressant l'ancien URL de la page d'accueil ou d'une page située à un niveau inférieur, on sera automatiquement dirigé vers le nouvel emplacement du site. Lorsque vous voulez mettre en place cette procédure, vous devez nous informer afin que nous puissions vous mettre en contact avec les personnes responsables du Centre de Calcul.

Redirection de pages individuelles

Enfin, comme le serveur web ne peut prendre en charge qu'un nombre limité de redirections automatiques, la redirection de pages individuelles sera faite comme suit : sur l'ancienne page on établit un lien vers la nouvelle adresse et on fait apparaître un message standard indiquant le transfert vers le nouvel emplacement.

3.2.3 Information des utilisateurs

Même lorsqu'il ne s'agit pas de changements de liens ou de l'introduction d'un nouveau site ou sous-site, vous devez informer les utilisateurs des nouveautés apportées à votre site. Cette information peut se faire par différents points d'entrée, par exemple une page "Quoi de Neuf" du site ou une annonce dans les lettres d'information.

3.2.4 Archivage

Lors de l'archivage d'un site ou sous-site, vous devez nous informer à l'avance de façon que toute personne intéressée puisse avoir le temps de se faire une copie locale. Dès la réception de votre communication nous publierons le message sur le site du Réseau de Communication Interne (ICN) et nous enverrons un e-mail aux Webmasters des autres sites présents sur IntraComm aussi bien qu'aux Webmasters des Intranets des DG et aux correspondants des autres institutions. Nous vous conseillons de faire toujours une copie en local du site que vous voulez archiver.

3.3. Annonces de vos nouveautés dans les sections d'IntraComm

IntraComm met aussi à votre disposition un moyen pour véhiculer vos messages à l'ensemble du personnel de la Commission. Il s'agit des rubriques « Quoi de neuf » et « A l'affiche », directement accessibles à partir de la page d'accueil.

Il suffit que vous nous envoyiez un titre, une brève description du contenu dans une des deux langues (EN/FR) et le(s) lien(s) éventuel(s). Rappelez-vous que la longueur du titre doit être comprise entre 20 et 80 caractères, tandis que le texte peut varier entre 200 et 500 caractères. Nous vous suggérons de toujours signaler au minimum un jour à l'avance les nouveautés que vous voulez publier sur IntraComm.

Veuillez noter que la section « Quoi de neuf » est limitée à des informations plus « institutionnelles » telles que l'annonce de nouveaux sites, les informations administratives, les décisions de la Commission. La section « A l'affiche » comprend par contre les messages liés à des événements non institutionnels tels que les annonces des cercles sportifs ou culturels, les expositions, les conférences, etc.

Pour que votre message arrive directement à la personne concernée, utilisez les deux boîtes spécifiques :

1) Quoi de neuf - intracomm-news@ec.europa.eu

2) A l'affiche - cd-loisirs@ec.europa.eu